Careforce ist der Personalberater der Healthcare Industrie. Seit mehr als 20 Jahren unterstützen wir Unternehmen dabei, die richtigen Spezialisten zu finden. Im Auftrag für unseren Kunden suchen wir eine/n

Administrative Assistant (m/w/d)
Unternehmenssitz: Frankfurt am Main  
(hybrid, d. h. regelmäßige Anwesenheit im Büro erforderlich)

Unser Mandant zählt mit weltweit über 34.000 Mitarbeitern und einem weltweiten Jahresumsatz von über 25 Milliarden US-Dollar zu den größten Pharmaunternehmen der Welt. Es handelt sich um eine Arbeitnehmerüberlassung mit Start zum 01.12.2025.

Deine Aufgaben:

  • Proaktive Kalender- und Meetingkoordination für mehrere Partner:innen
  • Organisation komplexer Besprechungen inkl. Raum- und Technikplanung
  • Organisation großer, komplexer Meetings an verschiedenen Standorten und in unterschiedlichen Größenordnungen.
  • Erstellung und Pflege von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen
  • Pflege von Gruppen- und Verteilerlisten, Datenbanken und Kollaborationsplattformen
  • Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender
  • Nutzung von KI zur Effizienzsteigerung und Automatisierung
  • Vertretung anderer Assistenzkräfte bei Bedarf

Dein Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit relevanter Berufserfahrung
  • Mindestens 3 Jahre Erfahrung im administrativen Bereich
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
  • Sicherer Umgang mit MS Office, Teams, SharePoint, CoPilot
  • Selbstständige, strukturierte und teamorientierte Arbeitsweise

Darauf darfst Du Dich freuen: 

  • Eine spannende Aufgabe, neue Herausforderung und flexible Arbeitszeiten
  • Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag – für eine langfristige Perspektive und Sicherheit
  • Ein attraktives Gehalt, vom ersten Tag an sowie eine betriebliche Altersvorsorge
  • 30 Tage Jahresurlaub
  • Eine persönliche und individuelle Betreuung: Ab der Bewerbung bis zur Einstellung