Unser Mandant zählt mit weltweit über 34.000 Mitarbeitern und einem weltweiten Jahresumsatz von über 25 Milliarden US-Dollar zu den größten Pharmaunternehmen der Welt. Im Auftrag besetzen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Position

Medical Affairs Operations Administrator (m/w/d)
Unternehmenssitz: Region Frankfurt / Bad Homburg 
hybride Funktion, d. h. regelmäßige Anwesenheit im Büro erforderlich

Der Einsatz ist zunächst befristet auf 12 Monate

Aufgaben:

  • Aktive Mitarbeit an der Erstellung des internen Medical Newsletters, einschließlich Texterstellung und Informationszusammenfassung
  • Betreuung und Management von komplexen operativen Prozessen innerhalb des Medical Affairs Teams. Hierzu gehört auch die Unterstützung und Schulung von Kollegen, einschließlich der Erstellung von Präsentationen und Prozessbeschreibungen, falls erforderlich
  • Zusammenstellung und Analyse von Daten aus verschiedenen Systemen zur Erstellung von Metrics und Scorecards
  • X-funktionale Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen wie Customer Meeting Service, Finanz und Compliance
  • Verantwortlich für die Erstellung von Kostenstellenberichten sowie die Aktualisierung von Budget-Trackinglisten und Budgetreviews in enger Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Kollegen
  • Bearbeitung von Spenden- und Sponsoringanträgen sowie Durchführung und Dokumentation der Prozesse
  • Unterstützung von Projekten und Übernahme sonstiger operativer Aufgaben innerhalb der medizinischen Abteilung nach Bedarf
  • Vorbereitung von Medical-Approvals, Hochladen von Dokumenten in Veeva

Anforderungen:

  • Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Organisationstalent sowie freundliches und verbindliches Auftreten
  • Teamfähigkeit und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
  • Lösungsorientierte, agile Art mit offener, konstruktiver und ehrlicher Kommunikation
  • Sehr gute Koordinationsfähigkeiten und Erfahrung mit funktionsübergreifender Teamarbeit
  • Perfekte Deutschkenntnisse, sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
  • Hohes Maß an Flexibilität, Eigeninitiative, Selbständigkeit und Eigenverantwortung
  • Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Power Point, Outlook, Sharepoint) 
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen gleichwertigen Abschluss
  • Idealerweise Grundkenntnisse im Bereich Gesundheit/Medizin mit

Darauf darfst Du Dich freuen:

  • Ein angenehmes Arbeitsklima und freundliches Miteinander im Team
  • Flexible Arbeitszeiten
  • Eine spannende Aufgabe und neue Herausforderung
  • Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag von Careforce – für eine langfristige Perspektive und Sicherheit
  • 30 Tage Jahresurlaub
  • Weiterentwicklung? Auch hier können wir Dich unterstützen! Mit exklusiven Weiterbildungsprogrammen ist das möglich
  • Eine persönliche und individuelle Betreuung: von der Bewerbung bis zur Einstellung und darüber hinaus