Unser Mandant zählt mit weltweit über 34.000 Mitarbeitern und einem weltweiten Jahresumsatz von über 25 Milliarden US-Dollar zu den größten Pharmaunternehmen der Welt. Im Auftrag besetzen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Position
(Senior) Verwaltungsassistent (m/w/d)
Unternehmenssitz: Region Frankfurt / Bad Homburg
regelmäßige Anwesenheit im Büro erforderlich
Aufgaben:
- Administrative Unterstützung des Vertriebsleiters (Reise- und Terminplanung und -organisation für NSM, Kalenderpflege, Bearbeitung der Korrespondenz, Datenpflege und -archivierung, Erstellung von Spesenabrechnungen, Verwaltung und Pflege von Außendienstlisten, Akten und Organigrammen, prüfungsbezogene Dokumentation),
- Ansprechpartnerin für AD und Bezirksleiter,
- Organisation von internen Meetings/Veranstaltungen und Mitwirkung bei deren Planung und Gestaltung sowie Zusammenarbeit mit Veranstaltungsagenturen,
- Zusammenstellung wöchentlicher E-Mails für den Außendienst nach vorgegebenen Inhalten,
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationsfolien für Meetings,
- Bezirksleiter in der Region Süd zur Beantwortung von Fragen & Hilfestellung,
- Mitarbeit bei/Übernahme von Vertriebsteilprojekten,
- Mitkontrolle des Spesenmanagements inkl. Abgrenzungen,
- Urlaubsvertretung der anderen Vertriebsassistenten,
- Koordination von Reisearrangements, Terminen und Organisation von Meetings und Telefonkonferenzen,
- Abwicklung der Korrespondenz (auch in englischer Sprache) mit Gerichten, Anwälten, Behörden, Verbänden, Seminaranbietern, Kollegen im In- und Ausland sowie Gremienmitgliedern und anderen Partnern der Lilly-Stiftung,
- Unterstützung bei der Budget- und Rechnungsverwaltung sowie bei der Betreuung unseres externen Anwaltsnetzwerks,
- Unterstützung bei Aufgaben des Projektmanagements,
- Rechercheaufgaben (Internet),
- Vorbereitung von Präsentationen in deutscher und englischer Sprache,
- Betreuung des internen und externen Internetauftritts der Rechtsabteilung und der Stiftung,
- Allgemeine Bürotätigkeiten, Dokumentenmanagement
Anforderungen:
- Hohe Zuverlässigkeit, ausgeprägtes Organisationstalent sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten,
- Teamfähigkeit und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten,
- Lösungsorientierte, agile Art mit offener, konstruktiver und ehrlicher Kommunikation,
- Hohes Maß an Loyalität und Diskretion,
- Sehr gute Koordinationsfähigkeiten und Erfahrung mit funktionsübergreifender Teamarbeit,
- Perfekte Deutschkenntnisse, sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift,
- Hohes Maß an Flexibilität, Eigeninitiative, Selbständigkeit und Eigenverantwortung,
- Schnelle Auffassungsgabe und genaues und zuverlässiges Arbeiten,
- Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Power Point, Outlook, Sharepoint)
- Humor, Freundlichkeit und Teamgeist,
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch,
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten,
- Schnelle Auffassungsgabe, strukturierte und selbständige Arbeitsweise und intrinsische Motivation,
- Gewissenhaftigkeit, Zuverlässigkeit, vorausschauendes Denken,
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) und im Umgang mit modernen Medien
Darauf darfst Du Dich freuen:
- Ein angenehmes Arbeitsklima und freundliches Miteinander im Team
- Flexible Arbeitszeiten
- Eine spannende Aufgabe und neue Herausforderung
- Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag von Careforce – für eine langfristige Perspektive und Sicherheit
- 30 Tage Jahresurlaub
- Weiterentwicklung? Auch hier können wir Dich unterstützen! Mit exklusiven Weiterbildungsprogrammen ist das möglich
- Eine persönliche und individuelle Betreuung: von der Bewerbung bis zur Einstellung und darüber hinaus
- Der Einsatz ist zunächst befristet auf 18 Monate